Brak samochodu w dzisiejszych czasach to spore utrudnienie. W przypadku prowadzenia firmy może się to wiązać z mniejszymi szansami na zarobek. Ciężko bowiem sobie wyobrazić, że od klienta do klienta będziemy jeździć komunikacją miejską, a towar będziemy przywozić pożyczonym od rodziny autem. Samochód firmowy coraz częściej jest narzędziem pracy z kategorii „must have”. Jednak zakup samochodu na firmę wiąże się z wieloma różnymi formalnościami i kwestiami podatkowymi, a przy tym przedsiębiorca ma wiele różnych opcji wyboru.
W przypadku dużej firmy, korporacji, w której zatrudnionych jest wielu przedstawicieli handlowych, floty pojazdów nierzadko liczą ponad 100 aut. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej bardzo często przedsiębiorca wykorzystuje do służbowych celów swój prywatny samochód. Coraz popularniejsze w dzisiejszych czasach stają się inne formy nabycia czy też użytkowania samochodu – leasing czy też wynajem długoterminowy. Jak widać więc, zakup samochodu na firmę może przybrać różne formy i związane z nim formalności będą się diametralnie różniły.
Przyjmijmy jednak w tym artykule, że nabywamy samochód do firmy za gotówkę bądź w kredycie i przechodzi on tym samym na własność firmy. W przypadku wynajmu długoterminowego na przykład, właścicielem użytkowanego w firmie pojazdu cały czas jest zewnętrza firma z branży CFM.
Samochód w firmie w 2018 roku – amortyzacja i koszty uzyskania przychodu
Jeśli więc kupujemy samochodów do firm, musimy wprowadzić go do ewidencji środków trwałych, o ile przekracza kwotę 3500 zł. Niestety, wydatku na zakup auta nie będzie można wprowadzić od razu w całości do kosztów uzyskania przychodu. Podatnik będzie musiał poddać go amortyzacji.
Generalnie istnieją dwie metody amortyzacji, które mogą mieć zastosowanie. Gdy kupiliśmy samochód nowy, wówczas stosuje się amortyzację liniową. Oznacza to, że odpisów dokonuje się przez pięć lat (roczna stawka amortyzacji wynosi 20%). W przypadku samochodu używanego (co najmniej półrocznego) stawka roczna wynosi 40%, a okres zostaje skrócony do 2,5 roku. Amortyzacji dokonuje się od tzw. wartości początkowej. Będzie to cena nabycia powiększona o koszty transportu, opłaty rejestracyjne oraz dodatkowe wyposażenie. Należy też pamiętać, że w przypadku samochodów osobowych obowiązuje pewien limit. Jeśli cena nabycia przekraczała równowartość 200 000 euro, wówczas amortyzacji dokonujemy tylko do tej wysokości.
Podczas eksploatacji samochodu firmowego, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, wszystkie wydatki eksploatacyjne można zaliczyć w pełnej wysokości do kosztów uzyskania przychodu. Chodzi tu m.in. o paliwo, zakup części, myjnie, ubezpieczenie etc. W tym ostatnim przypadku, podobnie jak przy amortyzacji, do kosztów można zaliczyć koszty zakupu ubezpieczenia AC wyłącznie do wysokości 200 tys. euro.
Zakup samochodu na firmę – podatek VAT
Nieco inaczej wygląda sytuacja z podatkiem VAT od zakupionego samochodu na firmę. Wysokość odliczenia będzie zależała od tego, czy taki samochód będzie wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych, czy również do celów prywatnych. W tym drugim przypadku odliczymy 50% podatku VAT z faktury zakupowej i od późniejszych faktur związanych z eksploatacją pojazdu. Drugie 50% VAT przedsiębiorca wpisuje w koszty uzyskania przychodu.
Aby móc skorzystać ze 100-proc. odliczenia VAT-u nie można choćby sporadycznie wykorzystywać samochodu służbowego do celów prywatnych. W tym celu należy zgłosić taki fakt w urzędzie skarbowym na formularzu VAT-26 w ciągu 7 dni od jego nabycia. Następnie należy prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu i stworzyć regulamin użytkowania pojazdu w firmie (gdy z auta korzystają pracownicy).
